Organize-se!
- Calendario – é perfeito para registrar reuniões, compromissos com data/hora marcada!
- Todoist – coloque teus to-dos, suas atividades, não esqueça de fazer/entregar nada
- Evernote/Notes – registre tudo que precisa ficar guardado lá. É como uma documentação para você
- Wiki – O que tiver que ser documentado e público, deve ficar na wiki
Canais de Comunicação
- Email – Registro de conversas, dúvidas adhoc. Após 5 trocas de e-mail, se não resolveu o assunto, recorra a chat, ligação ou pessoalmente.
- Chat – Dúvidas, troca de idéias, adhoc.
- Pessoalmente – Mellhor para feedbacks ou assuntos complicados.
- Ligação – Para assuntos urgentes (afinal, vc vai interromper a pessoa) e perfeito para resolver quando por chat/email ficaram confusos.
- Dicas Básicas
- Mande emails/reporte com titulo descritivo. nada de “bug, erro, dev…! erro cliente”. Experimente algo tipo “Cliente X – Problema Y”
- Evite emails longos
Reuniões
- Vá para reunião com TEMPO definido e PROPÓSITO. Qual o entregável da reunião?
- Evite reuniões com muitas pessoas (máximo 6 é o ideal)
- Proíba celulares
- Ideal são reuniões de 40m
- Reunião não é feita para trabalhar e sim para propor/validar/decidir
- No final, defina próximos passos, o responsável por cada atividade e prazo de conclusão.
Etapas para organização, priorização e execução
- Mapeie: grande lista de atividades! quanto mais coisa, melhor! \o/
- Agrupe: agrupe as atividades por temas. Cada tema pode ter tarefas e cada tarefa, sub-tarefas. Potanto: tema > tarefa > sub-tarefa.
- Classifique: cada atividade como importante/urgente. Pode usar coisas extras como esforço, impacto, dependência… classificações que auxiliem tomada de decisão.
- Estime: qual o esforço de cada atividade? Sugestão estimar com fibonacci, 1,2,3,5,8,13,20,40.
- Priorize: primeiro dentro de um tema, depois no geral. Analise comparativamente os itens que devem ser feito. Mais importante em cima, menos importante embaixo.
- Escolha: o que será feito em 1 semana?
- Planeje: agora que tenho MUITA atividade PRIORIZADA, tenho atividade para 1, 2, 3 meses de trabalho que tenho CERTEZA que precisamos neste periodo? Release Planning!
- Faça: esta é sem dúvida a etapa mais importante, faça, faça, faça. Não adianta planejar tudo lindo se não fizer.
Dicas
- Quinzenalmente faça retrospectiva. Continuar, Melhorar, Começar e Parar
- Está no meio da semana e chegou um pedido urgente. Diga não, fale que está com a semana cheia e que fará semana que vem. (claro, bom senso sempre manda).
- Neste momento, se a atividade for REALMENTE importante, jogue ela para o topo do backlog (atividades a fazer). Se não for, coloca la embaixo. (não perca tempo vendo exatamente em que ordem deve entrar pois vc será mt interrompido).
- Comece uma atividade e acabe ela. Não adianta ficar fazendo 10 atividades e não terminar nenhuma. Faça uma por vez, faça bem feito.
- Quem estima o tempo é o executor, não o gestor.
- Faça um release planning trimestralmente, ou seja, um plaanejamento do trimestre envolvendo stakeholders e o time.
- Aprenda a dizer NÃO, quando pedem algo pra ontem. Se vc tem sua lista organizada, fica mais fácil dizer não. 😉
- Lendo rapidamente: http://fourhourworkweek.com/2015/06/09/speed-reading/
Produtividade
- Shallow work – is everything about email, endless meetings, conversations without goals;
- Shallow work prevents you from being fired but deep work is what gets you promoted
- Deep work – is everything about planinning the next step, managing your people, assuring customer satisfaction
- Desligue todas as interferências, não cheque email, não olhe o celular; idealmente tenha um ritual que diga para o seu cérebro que é hora de focar. Esse ritual pode ser pegar um café, colocar determinada música, sentar em outra mesa etc.
- Se auto-conheça – veja em quais horários vc é mais produtivo/criativo e bloqueie a agenda nesses horários para focar em depp work; nos horários mais morosos faça shallow work
- Sua última atividade do dia – tem que ser priorizar as atividades do dia seguinte; chegar em casa sem precisar se preocupar com o dia seguinte te ajuda a relaxar, evita ansiedade e permite que vc se desconecte
- Agende “batches” no seu dia para checar o email e não fique olhando ele o tempo todo; quando for olhar tenha em mente quatro ações: do it now, delegate it (e agendar o follow up), defer it (colocar na todo list) or drop it
- Saia de todos os grupos de email que vc não precisa receber e olhar todos os emails; alinhe com a equipe para te copiar sempre que acharem necessário a sua participação no assunto, assim vc foca só no que realmente importa e dá autonomia para a equipe
- Não confie na sua memória, isso só faz vc se sentir mais ansioso por achar que está esquecendo algo; anote tudo, organize uma todo list e tenha disciplina na execução dela
Gestão do Email
- Use os grupos de email para criar filtros e colocar os emails em pastas
- Se nao tem grupo (ou filtro. Tenho filtro from @jira manda pra pasta jira. Nao eh grupo, é regra from), cai na inbox
- Inbox deve ser lida TODO dia.
- Crie uma pasta “later” ou “menos importante”. Coloque nesta pasta todos os grupos que não precisam que vc leia o tempo todo o email.
- Esta em alguma pasta e vc precisa fazer? Mova pra inbox. Inbox pode ser vista como todo
- Leu a inbox e resolveu? Arquive!
- Quer acompanhar prazos e acompanhar mt bem tudo? ActiveInbox!
Use o lastpass para senhas, vai te poupar mt tempo!