Gestão do Tempo

Organize-se!

  • Calendario – é perfeito para registrar reuniões, compromissos com data/hora marcada!
  • Todoist – coloque teus to-dos, suas atividades, não esqueça de fazer/entregar nada
  • Evernote/Notes – registre tudo que precisa ficar guardado lá. É como uma documentação para você
  • Wiki – O que tiver que ser documentado e público, deve ficar na wiki

Canais de Comunicação

  • Email – Registro de conversas, dúvidas adhoc. Após 5 trocas de e-mail, se não resolveu o assunto, recorra a chat, ligação ou pessoalmente.
  • Chat – Dúvidas, troca de idéias, adhoc.
  • Pessoalmente – Mellhor para feedbacks ou assuntos complicados.
  • Ligação – Para assuntos urgentes (afinal, vc vai interromper a pessoa) e perfeito para resolver quando por chat/email ficaram confusos.
  • Dicas Básicas
    • Mande emails/reporte com titulo descritivo. nada de “bug, erro, dev…! erro cliente”. Experimente algo tipo “Cliente X – Problema Y”
    • Evite emails longos

Reuniões

  • Vá para reunião com TEMPO definido e PROPÓSITO. Qual o entregável da reunião?
  • Evite reuniões com muitas pessoas (máximo 6 é o ideal)
  • Proíba celulares
  • Ideal são reuniões de 40m
  • Reunião não é feita para trabalhar e sim para propor/validar/decidir
  • No final, defina próximos passos, o responsável por cada atividade e prazo de conclusão.

Etapas para organização, priorização e execução

  1. Mapeie: grande lista de atividades! quanto mais coisa, melhor! \o/
  2. Agrupe: agrupe as atividades por temas. Cada tema pode ter tarefas e cada tarefa, sub-tarefas. Potanto: tema > tarefa > sub-tarefa.
  3. Classifique: cada atividade como importante/urgente. Pode usar coisas extras como esforço, impacto, dependência… classificações que auxiliem tomada de decisão.
  4. Estime: qual o esforço de cada atividade? Sugestão estimar com fibonacci, 1,2,3,5,8,13,20,40.
  5. Priorize: primeiro dentro de um tema, depois no geral. Analise comparativamente os itens que devem ser feito. Mais importante em cima, menos importante embaixo.
  6. Escolha: o que será feito em 1 semana?
  7. Planeje: agora que tenho MUITA atividade PRIORIZADA, tenho atividade para 1, 2, 3 meses de trabalho que tenho CERTEZA que precisamos neste periodo? Release Planning!
  8. Faça: esta é sem dúvida a etapa mais importante, faça, faça, faça. Não adianta planejar tudo lindo se não fizer.

Dicas

  • Quinzenalmente faça retrospectiva. Continuar, Melhorar, Começar e Parar
  • Está no meio da semana e chegou um pedido urgente. Diga não, fale que está com a semana cheia e que fará semana que vem. (claro, bom senso sempre manda).
    • Neste momento, se a atividade for REALMENTE importante, jogue ela para o topo do backlog (atividades a fazer). Se não for, coloca la embaixo. (não perca tempo vendo exatamente em que ordem deve entrar pois vc será mt interrompido).
  • Comece uma atividade e acabe ela. Não adianta ficar fazendo 10 atividades e não terminar nenhuma. Faça uma por vez, faça bem feito.
  • Quem estima o tempo é o executor, não o gestor.
  • Faça um release planning trimestralmente, ou seja, um plaanejamento do trimestre envolvendo stakeholders e o time.
  • Aprenda a dizer NÃO, quando pedem algo pra ontem. Se vc tem sua lista organizada, fica mais fácil dizer não. 😉
  • Lendo rapidamente: http://fourhourworkweek.com/2015/06/09/speed-reading/

Produtividade

  • Shallow work – is everything about email, endless meetings, conversations without goals;
    • Shallow work prevents you from being fired but deep work is what gets you promoted
  • Deep work – is everything about planinning the next step, managing your people, assuring customer satisfaction
    • Desligue todas as interferências, não cheque email, não olhe o celular; idealmente tenha um ritual que diga para o seu cérebro que é hora de focar. Esse ritual pode ser pegar um café, colocar determinada música, sentar em outra mesa etc.
  • Se auto-conheça – veja em quais horários vc é mais produtivo/criativo e bloqueie a agenda nesses horários para focar em depp work; nos horários mais morosos faça shallow work
  • Sua última atividade do dia – tem que ser priorizar as atividades do dia seguinte; chegar em casa sem precisar se preocupar com o dia seguinte te ajuda a relaxar, evita ansiedade e permite que vc se desconecte
  • Agende “batches” no seu dia para checar o email e não fique olhando ele o tempo todo; quando for olhar tenha em mente quatro ações: do it now, delegate it (e agendar o follow up), defer it (colocar na todo list) or drop it
  • Saia de todos os grupos de email que vc não precisa receber e olhar todos os emails; alinhe com a equipe para te copiar sempre que acharem necessário a sua participação no assunto, assim vc foca só no que realmente importa e dá autonomia para a equipe
  • Não confie na sua memória, isso só faz vc se sentir mais ansioso por achar que está esquecendo algo; anote tudo, organize uma todo list e tenha disciplina na execução dela

Gestão do Email

  1. Use os grupos de email para criar filtros e colocar os emails em pastas
  2. Se nao tem grupo (ou filtro. Tenho filtro from @jira manda pra pasta jira. Nao eh grupo, é regra from), cai na inbox
  3. Inbox deve ser lida TODO dia.
  4. Crie uma pasta “later” ou “menos importante”. Coloque nesta pasta todos os grupos que não precisam que vc leia o tempo todo o email.
  5. Esta em alguma pasta e vc precisa fazer? Mova pra inbox. Inbox pode ser vista como todo
  6. Leu a inbox e resolveu? Arquive!
  7. Quer acompanhar prazos e acompanhar mt bem tudo? ActiveInbox!

Use o lastpass para senhas, vai te poupar mt tempo!

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